老周在湖南一个县城开酒店，六十来间房，开了快八年。
他店里有三十多家协议单位。旁边几个厂、县医院的外包公司、跑长途的物流、还有两家做工程的。
这些单位跟他签了协议价，员工出差来住，签字走人，月底或者季度结一次账。听起来是很稳的一门生意，淡季的时候全靠这些人填房。
但那天他翻鞋盒的样子，让我觉得这事没那么稳。
为什么明知道麻烦，大家还是抢着做
我先替协议客户说几句好话，不然显得我站着说话不腰疼。
县城酒店的日子是看天吃饭的。节假日一房难求，过完节连着几天大厅没人。协议单位给的，恰恰是平日里那点稳定的量。一个厂每个月固定来七八间，一年下来就是三千个间夜，这部分不用给平台佣金，不用打价格战，客人也不挑装修。
而且这类客人有个特点，认店。合同一年一签，签了就基本不会跑。老周说他有三家单位从开店合作到现在，人来人走，单位还在。
所以你说这生意不做，那是不可能的。淡季那几个月的房租，一半是这些人扛的。
问题出在管。
我在他店里看到的四个窟窿
第一个，价格给错了
协议价是谈出来的，各家不一样。甲厂一百六，乙厂一百八，医院外包二百一，还得看房型。老周把这些价目写在一张A4纸上，压在前台玻璃板底下。
来的客人前台不认识，问一句您是哪个单位的，客人说某某物流，前台低头看纸，再抬头问，您住哪个房型。看着也挺严谨。
但有天晚上前台换了个人，是个上了半个月班的小姑娘，纸看漏了一行，按门市价收了。客人当场没说什么，回头一个电话打到厂里办公室，厂里财务直接给老周打电话，说你们怎么乱涨价。
反过来也一样。有些单位的人带朋友来，报个单位名字，前台也不核实，就按协议价走了。一年下来这部分的差额，老周说他不敢算。
第二个，挂账凭的是一张纸
这是最要命的。协议客户住店不给钱，签个字就走。签在哪，签在住宿单的右下角。
那张单子接下来会经历什么，会被折一下放进口袋，会被压在电脑键盘底下，会被下一班前台收进抽屉，月底可能进鞋盒，也可能没进。
老周说他也想过规矩，要求前台每天把挂账单单独放一个夹子。执行了大概两个星期，后来赶上旺季，忙起来谁还记得夹子。
还有一个更常见的，单位的人在微信群里报个名字，说今天小王来住，记我们单位账上。前台截个图，就算凭据了。月底拿着一堆截图去对账，对方财务说这个我们不认，我们没有这个人的出差记录。
扯皮扯到最后，多半是老周认了。他说为了两三千块钱得罪一个一年给几十间的单位，不值当。
第三个，账期会自己变长
合同上写的是月结三十天。实际操作起来，三十天变成一个半月，一个半月变成两个月。
流程是这样的。月底老周把单子理出来，拍照片发给对方办公室，对方说好的我们核一下，核完要财务签字，财务签字要等老板回来，老板回来要等下个月。
中间还有个变量叫对接人离职。老周碰到过两次，一直对接的那个人走了，新来的人说这个事我不知道，我得问问我领导，然后就没下文了。
他去年年底盘过一次，外面挂着的钱有十几万，其中有两笔压了半年以上。他说那两笔他心里已经当坏账看了，就是不好意思说出口。
第四个，这家单位到底挣不挣钱，他不知道
这个窟窿最隐蔽，也最可惜。
我问老周，那家物流一年在你这住多少间，给你贡献多少收入。他想了半天说，大概不少吧。
我又问，跟甲厂比呢，哪个给的多。他说这两个不好比。
为什么不好比，因为没人算过。协议价是让了利的，让了多少、换回来多少间夜、占用了多少个旺季的周末房、有没有挤掉散客，这些全是糊涂账。
有一种情况特别亏。周末本来就满房，协议单位来了按一百六住进去，同一个房间散客能卖二百八。这不是赚了，这是少赚。但老周看不出来，他只看得到这间房没空着。
后来他怎么收拾这个摊子
老周是去年冬天下的决心。起因是年底那次盘点，两笔半年以上的账，还有一笔对不上的一万二。
他把协议单位一家一家搬进了系统。做法其实不复杂，我看着他弄了一下午。
第一步，每家单位在系统里建个档。单位名称、联系人、电话、协议价按房型分开填、账期多少天、挂账上限多少，全写进去。以前这些在A4纸上，现在在系统里。
第二步，入住的时候选客源。金天鹅这边的客源类型里本来就有会员、中介、单位这几类，办入住的时候选到对应单位，价格自动按协议价出来，前台不用低头找纸，也不会记错。不是这个单位的人来报名字，系统里查不到，价就按散客走，不用前台去得罪人。
第三步，挂账在系统里记。住几间、几天、多少钱、谁签的字，全挂在那个单位的账上。月底要结账，直接打出一张对账单，一页纸，单位名、日期、房号、金额，清清楚楚。老周说第一次把这张纸发给对方财务的时候，对方回了一句"这个清楚"，第二天就把款打了。
第四步，看数字。哪家单位一年住了多少间夜、产生了多少挂账、还有多少没收回来、欠了多久，系统里能拉出来。老周说看到那张表的时候他才发现，有家单位看着热闹，一年住了不少，但基本全挤在周末，算下来他其实亏了。第二年续签的时候他改了条款，周末不给协议价。
这一步是我觉得最值钱的。前面三步解决的是漏，这一步解决的是瞎。
系统不能替你把钱要回来。对方单位真赖账，该走的程序还是得走，该上门还是得上门。
系统也不能替你判断该不该签这家单位。这个得你自己看，看对方靠不靠谱，看位置，看量。
它能做的就三件事。让价格不错、让凭据不丢、让账算得清。
这三件事听着都不高级，但老周那十几万的外账，第一笔是价格给错的差额攒出来的，第二笔是单子找不到，第三笔是账期没人盯。没有一件是判断失误，全是管理上的漏。
还有个变化他没跟我说，是我自己看出来的。他现在去要账，不再翻鞋盒了。
那天我从他店里出来已经快十点了。大堂进来两个人，说是某某厂的，来出差。前台小姑娘点了点屏幕，抬头说您好，贵单位协议价一百六，标准间，两间是吧。客人点头，刷了证件，签字，两分钟不到。
我在旁边看着，想起半年前那个蹲在地上翻鞋盒的老周。
同一家店，同一类客人，差别就在那两分钟里。
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